Облік трудової діяльності в електронній трудовій книжці не за горами

З 26 грудня 2019 року набрав чинності Порядок № 1084(1), який запроваджує електронну форму обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно.

Зокрема передбачено, що відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Держреєстру(2) протягом строку, передбаченого ч.3 ст.20 Закону про ЄСВ. Тобто протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років (п.4 Порядку № 1084).

До персональної електронної облікової картки застрахованої особи вносяться відомості, визначені ч.3 ст.20 Закону про ЄСВ. Однак вказана норма Закону не передбачає значної частини даних про трудову діяльність, які вносяться до цієї електронної картки згідно з п.5 Порядку № 1084, про що свідчить інформація, наведена у таблиці. 

До того ж чинна редакція КЗпП не передбачає можливості обліку трудової діяльності в реєстрі застрахованих осіб Держреєстру.

Висновок невтішний: щоб запрацювали норми Порядку № 1084, спершу потрібно внести зміни до КЗпП і Закону про ЄСВ, на реалізацію яких він мав би прийматися. Крім того, потрібно внести зміни до таблиці 5 Форми № Д4 (за допомогою якої вносять відомості про трудову діяльність) і до Порядку № 435(3). ПФУ має затвердити ще й порядок подання відомостей про трудову діяльність. Мінфіну і ПФУ на це дали місяць.

Тож хоча перспектива електронних трудових книжок недалека, нормативного підґрунтя для реалізації коментованої постанови поки що немає.

Щоправда, наступного дня після набрання чинності цією Постановою було зареєстровано законопроєкт від 27.12.2019 р. № 2686 (далі — законопроєкт № 2686), який стосується обліку трудової діяльності в Держреєстрі.

Далі спробуємо дати відповіді на деякі запитання щодо електронного обліку трудової діяльності.

Звідки братимуть у майбутньому відомості про трудову діяльність, пенсійний і страховий стаж?

Дані з реєстру застрахованих осіб Держ­реєстру приймаються для підтвердження трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та інших цілей, передбачених законодавством (п.2 Постанови № 1084). Тому звітність з ЄСВ потрібно ретельно заповнювати, адже дані реєстру застрахованих осіб будуть єдиним джерелом для визначення усіх видів стажів і призначення пенсійного та страхового стажу.

Чи буде взагалі використовуватися паперова трудова книжка?

Законопроєктом № 2686 передбачається, що працівник при працевлаштуванні може надати трудову книжку (за наявності). Більше жодної згадки про трудові книжки, натомість передбачений облік трудової діяльності у Держреєстрі в порядку, передбаченому Законом про ЄСВ, стаття 20 якого буде оновлена й доповнена новими відомостями.

В який строк потрібно буде надати відомості з трудових книжок для наповнення Реєстру застрахованих осіб?

Законопроєкт № 2686 передбачає таке: відсутні відомості про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Держреєстру включатимуть протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаватимуть працівникам особисто під підпис.

Хто надаватиме відсутні в Держреєстрі відомості для обліку трудової діяльності?

Необхідні відомості до Держреєстру може надати як страхувальник, так і застрахована особа. Відомості про трудову діяльність працівника подаватимуть ПФУ через вебпортал електронних послуг у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.

Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановить ПФУ. Відомості, що дають змогу ідентифікувати особу, подаються шляхом заповнення відповідних полів анкети працівника.

Невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником, буде сканована копія згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних. У разі подання відомостей про трудову діяльність особисто працівником замість згоди на обробку персональних даних проставлятиметься відмітка про надання такого дозволу в електронному кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, що визначені Порядком № 637(4), повинні містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів (п.8 Порядку № 1084).

Чи перевірятимуть посадовці ПФУ відомості у разі їх внесення до персональної облікової картки?

Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника здійснюватимуть відповідальні особи органу ПФУ на підставі сканованих копій документів, доповнюючи персональну облікову картку застрахованої особи в Держреєстрі наявною в сканованих копіях документів інформацією (п.9 Порядку № 1084). Йдеться саме про доповнення, оскільки до реєстру застрахованих осіб уже внесена частина даних у складі звітності з ЄСВ.

У разі виявлення випадків відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р.) надсилатимуться повідомлення застрахованій особі через її електронний кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Звісно, застрахована особа звертатиметься до роботодавця, якщо він не вніс запис про трудові відносини до трудової книжки чи вписав до неї неправильний чи неточний запис. Як наслідок, доведеться пояснювати, чому сталася помилка, й виправляти її.

Які помилки роботодавця могли спричинити внесення недостовірних відомостей до реєстру застрахованих осіб?

Звіт з ЄСВ є досить складним і містить низку особливостей. Нині майже всі роботодавці подають таку звітність у електронному вигляді із застосуванням програмних комплексів. На жаль, далеко не всі розробники програмного забезпечення враховують вимоги опису формату звітності. Тож у певних випадках бухгалтер підлаштовувався під програмне забезпечення (замість того, щоб розробник налаштував програму), чим створив собі проблему й головний біль.

Тож озвучимо найпоширеніші помилки, через які до реєстру застрахованих осіб могли бути внесені неправильні відомості про трудову діяльність особи:

1) у разі відображення зарплати внутрішнього сумісника у таблиці 6 Форми № Д4 одним рядком матимемо неприємність. Якщо, скажімо, працівника звільнили з роботи за сумісництвом, а за основним місцем роботи він продовжує працювати, то з моменту звільнення з роботи за сумісництвом страховий стаж не рахується. Вже не кажучи про те, що у цьому випадку за даними реєстру застрахованих осіб неправильно обчислювалися страхові виплати;

2) дехто зловживав такою процедурою, як переведення з роботи за сумісництвом на основне місце роботи в межах одного підприємства, хоча це неможливо. У цьому випадку за даними реєстру застрахованих осіб в працівника не буде трудової діяльності за основним місцем роботи на даному підприємстві (після звільнення з роботи за сумісництвом);

3) з серпня 2018 роботодавці у таблиці 5 Форми № Д4 показують двома рядками переведення працівника на іншу роботу (посаду). Інколи програмні комплекси з подання звітності вимагають заповнити у першому рядку реквізит 17, вказавши підставу для припинення трудових відносин. Цього в жодному випадку робити не можна, адже у реєстрі застрахованих осіб буде відображено звільнення працівника, а не його переведення. Тож якщо ви так чинили — це вже відомості про трудову діяльність і внесені неправильні дані, що використовуються для обчислення сум страхових виплат;

4) потрібно пильнувати, коли на роботу влаштовується жінка, що раніше не працювала, проте отримувала допомогу при народженні дитини протягом трьох років. Може бути ситуація, що в трудовій книжці запису про роботу немає, а в реєстрі застрахованих осіб є страховий стаж. Так ось, страховий стаж для соцстрахівських виплат може бути у цій ситуації тільки починаючи з 01.01.2016 р., а за попередні періоди — ні.

Тож якщо на підприємстві мали місце перелічені випадки, варто перевірити, наскільки достовірні відомості були внесені в реєстр застрахованих осіб, і за необхідності їх виправити.

З 01.01.2021 р. планується запровадити об’єднану звітність з ПДФО та ЄСВ, яка матиме статус податкової декларації(5). Тоді виправляти допущені помилки доведеться через уточнюючу декларацію і, ймовірно, зі сплатою штрафних санкцій. Наразі ж маємо можливість будь-які помилки в реквізитах таблиці 5 і таблиці 6 Форми № Д4 виправити без штрафів.

Таблиця. Зіставність інформації щодо застрахованої особи та трудової діяльності   

Інформація, яку містить персональна
електронна облікова картка
застрахованої особи

(ч.3 ст.20 Закону про ЄСВ)

Відомості про трудову діяльність працівника
в електронній трудовій книжці

(п.5 Порядку № 1084)

Унікальний номер електронної облікової картки

Унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування

Ідентифікаційний номер платника

Реєстраційний номер облікової картки платника податків

Прізвище, ім’я та по батькові на момент створення електронної облікової картки

Прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до Пенсійного фонду України

Прізвище, ім’я та по батькові на поточний момент

Дата народження

Дата народження

Номер посвідчення застрахованої особи

Стать

Стать

Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки

Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи (за наявності)

Громадянство

Місце проживання

Номер телефону (за згодою)

Засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти)

Відмітка про смерть


Податковий номер юридичної особи (реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи та найменування страхувальника)

Рік, за який внесено відомості

Рік, за який внесено відомості

Період трудових відносин

Професійна назва роботи

Професійна назва роботи

Посада

Назва посади із зазначенням структурного підрозділу

Відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення


Інформація про основне місце роботи


Освіта

Дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування

Дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:

номер списків (розділ, підрозділ)
виробництв, робіт, професій, посад і показників;

результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;

повна/неповна зайнятість

Кількість відпрацьованих застрахованою особою календарних днів (годин) за відповідний місяць

Кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги

Інша інформація, необхідна для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування

Інформація про страхові випадки (дата страхового випадку; вид страхового випадку)

Здійснення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування (вид страхової виплати; вид соціальної пільги; вид соціальної виплати; дата, з якої призначено виплату; дата початку та закінчення виплати (пільги); сума виплати (помісячні суми виплати); індексація страхової виплати)

Інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю

Інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана ВРУ


(1)Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

(2)Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування.

(3)Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну України від 14.04.2015 р. № 435.

(4)Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

(5)Докладніше див.: Журавська І. Єдиний рахунок для сплати податків: перспективи 2021 року // БухгалтеріяUA. — 2019. — № 47. — С.6.