Ненормований робочий день і надурочна робота бухгалтера: оформлення та компенсація

Те, що бухгалтер часто трудиться з раннього ранку до пізньої ніченьки, нікого не дивує. На жаль, інколи керівники замість того, щоб гідно оплачувати таку нелегку працю, ставлять за провину бухгалтеру його затримки на роботі. Адже тільки той, хто був у шкурі бухгалтера, який як альтруїст змушений виконувати ще й роботу кадровика та юриста, розуміє, чому робочого дня не вистачає. Тож постійний, майже щоденний, переробіток бухгалтера та продовження робочого процесу вдома за комп’ютером, стало майже нормою. Проте керівники не поспішають компенсувати таку понаднормову роботу. Тому розберімося, яка має бути компенсація за понад­урочну роботу.

Ненормований робочий день і надурочна робота мають різну природу й нормативні підстави. У першому випадку допускається затримка після роботи для виконання нагальної роботи, що пов’язано зі специфікою роботи. А в другому відбувається залучення до надурочної роботи у виключних випадках за ініціативою роботодавця. Тож розглянемо обидва варіанти, зокрема, як правильно оформити таку роботу, на яку компенсацію може розраховувати бухгалтер.

Ненормований робочий день для бухгалтера: що це означає

Варто одразу наголосити, що це поширене явище, й бухгалтеру досить часто встановлюють ненормований робочий день. Але у КЗпП годі шукати навіть згадку про такий режим роботи. Про нього мовиться лиш у п.2 ч.1 ст.8 Закону про відпустки, яка (за певних умов) надає право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день. А визначення ненормованого робочого дня знаходимо у Рекомендаціях № 7.

Ненормований робочий день — це особливий режим робочого часу, який встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості нормування часу трудового процесу. Така категорія працівників виконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу, ця робота не вважається надурочною (п.1 Рекомендацій № 7). Тобто ненормований робочий день — це спеціальний режим робочого часу.

Основне призначення Рекомендацій № 7 — уточнити, як надається додаткова відпустка за ненормований робочий день, яка є компенсацією за роботу в умовах ненормованості.

Рекомендації № 7 не є нормативно-правовим актом і тому не обов’язкові до застосування підприємствами, але вони розкривають особливості роботи в таких умовах.

Пункти 4 і 5 Рекомендацій № 7 містять деякі загальні «розмиті» вказівки-поради (нормами їх назвати не можна) щодо застосування ненормованого робочого дня, такі як:

• на працівників з ненормованим робочим днем поширюється встановлений на підприємстві, в установі, організації режим робочого часу;

• роботодавець не має права систематично залучати працівників, які працюють за таким режимом, до роботи понад встановлену тривалість робочого часу;

• ненормований робочий день на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форми власності, може застосовуватись для керівників, спеціалістів і робітників, а саме для: осіб, праця яких не піддається точному обліку в часі; осіб, робочий час яких за характером роботи поділяється на частини невизначеної тривалості (сільське господарство); осіб, які розподіляють час для роботи на свій розсуд.

Виникає запитання, а що означає «неможливість нормування трудового процесу» чи «систематичність», а також як часто і з якою періодичністю допускається робота понад нормальну тривалість робочого часу. Ці питання традиційно оминули увагою, й роботодавці мають самостійно визначатися з цим.

Отже, роботодавці вирішують самостійно, які категорії працівників періодично працюватимуть понад нормальну тривалість робочого дня й скільки днів відпустки їм належить за роботу в таких умовах. Безумовно, до такої категорії потрапляють і бухгалтери. Це й зрозуміло, адже в періоди підготовки податкової, фінансової та іншої звітності має місце така понаднормова робота.

Ненормований робочий день: як оформити

Умови ненормованого робочого дня встановлюються за певною посадою (професією, роботою), а не для конкретного працівника. Тож спочатку про загальні правила оформлення умов ненормованого робочого дня для певних категорій.

Роботодавець згідно зі ст.8 Закону про відпустки має визначити у колдоговорі (чи іншому локальному акті):

• список посад, робіт та професій, для яких застосовується ненормований робочий день;

• конкретну тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах (тривалість відпустки може встановлюватися і в трудовому договорі);

• особливості надання зазначеної відпустки у разі роботи на умовах неповного робочого тижня (неповного робочого дня).

Приймаючи працівника (бухгалтера) на роботу роботодавець має ознайомити його з правами та обов’язками, а також проінформувати про умови праці, ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) і колдоговором (п.1 і 2 ч.1 ст.29 КЗпП).

Якщо проаналізувати типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затверджену Наказом № 489, то можна зробити висновок, що в наказі не обов’язково зазначати умову про роботу з ненормованим робочим днем. У посадовій інструкції бухгалтера теж прописуються завдання, обов’язки, види робіт, які він виконуватиме, зазвичай умови ненормованого робочого дня там не зазначаються (хоча це можна зробити). Однак на вимогу п.1 ч.1 ст.29 КЗпП працівнику (бухгалтеру) все-таки потрібно повідомити, що він працюватиме на умовах ненормованого робочого дня.

Можливі варіанти повідомлення: зазначити в наказі, отримати «візу» працівника про ознайомлення з наказом і встановленням ненормованого робочого дня безпосередньо в полі наказу «З наказом ознайомлений» чи в спеціальній формі журналу, визначеній підприємством.

У разі укладення трудового договору в письмовій формі, саме в ньому зазначають умови роботи з ненормованим робочим днем та тривалість додаткової відпустки як компенсація роботи в таких умовах.

Таким чином, для інформування працівника (бухгалтера) про встановлення ненормованого робочого дня працівника (бухгалтера) ознайомлюють з колдоговором (яким визначено список посад (професій) з ненормованим робочим днем) і ПВТР, якими визначено початок і закінчення робочого дня та перерви. Також варто під підпис ознайомити бухгалтера про те, що він працюватиме на умовах ненормованого робочого дня.

Облік робочого часу та оплата в умовах ненормованості

Законодавство не передбачає ведення окремого обліку часу, коли бухгалтер працював понаднормово, за умови, що йому встановлений режим ненормованого робочого дня. Але пам’ятаймо, що така понаднормова робота не може бути систематичною.

Щоправда, можна зустріти таку позицію спеціалістів територіальних органів Держпраці: ця робота не вважається надурочною, і за неї не здійснюється додаткова оплата перепрацьованого часу, але кількість годин перепрацьованого часу при такій роботі визначається у колдоговорі. Хоча жоден нормативний акт не містить ані вимоги щодо визначення граничної кількості відпрацьованого понаднормового годин, ані норми щодо обліку таких понаднормових годин у разі застосування ненормованого робочого дня.

У табелі обліку робочого часу години такої несистематичної понаднормової роботи не зазначають, адже встановлений режим ненормованого робочого дня первинно передбачає, що така робота інколи (в певні періоди) може мати місце, скажімо, під час складання та поданні звітності).

Як правило, за роботу в умовах ненормованого робочого дня не встановлюється додаткова оплата. Хоча в окремих випадках надбавка за ненормований робочий день зустрічається, скажімо, встановлюється водіям. А якщо керівник підприємства має намір матеріально заохотити бухгалтера за постійну напружену роботу, він може встановити йому надбавку за інтенсивність роботи чи за складність і напруженість у роботі. Звісно, зазначені надбавки, їх розміри та умови встановлення мають бути передбачені у колдоговорі чи положенні про оплату праці.

Додаткова відпустка як компенсація за ненормований робочий день

Тривалість щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день для працівників, які обіймають посади зі списку, наведеного в колдоговорі, — до 7 календарних днів (п.2 ч.1 ст.8 Закону про відпустки). Конкретна тривалість такої відпустки залежить від зайнятості працівника в таких умовах. Порядок і умови надання зазначеної відпустки прописані у ст.8 і ч.2 ст.9 Закону про відпустки.

До стажу для надання цієї щорічної додаткової відпустки зараховують час:

• фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;

• щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;

• роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Під час надання додаткової відпустки за ненормований робочий день потрібно врахувати кілька важливих нюансів.

По-перше, до стажу для надання цієї відпустки не враховуються періоди тимчасової непрацездатності, відпусток (окрім щорічних основних і додаткових), інших випадків збереження зар­плати тощо. А робочі дні зараховують тільки, якщо було фактично відпрацьовано не менше половини тривалості робочого дня.

ПРИКЛАД 1

Бухгалтеру встановлений ненормований робочий день і щорічна додаткова відпустка — 7 календарних днів. Протягом робочого року (з 27.05.2018 р. по 26.05.2019 р.) він перебував у щорічній основній і додатковій відпустках 30 к. дн., хворів з 10 по
21 грудня 2018 року і з 18 по 28 лютого 2019 року, з 2 по 8 травня — брав відпустку без збереження зарплати.

Періоди щорічних відпусток враховують до стажу для надання додаткової відпустки за ненормований робочий день, а періоди хвороби та відпустки без збереження зарплати — не враховують.

Підрахуємо стаж для надання щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день за період з 27.05.2018 р. по 26.05.2019 р., відрахувавши дні, які не потрапляють до стажу:

(5 к. дн. - 1 н. дн.) + (30 к. дн. - 1 н. дн.) + 31 к. дн. + (31 к. дн. - 1 н. дн.) + 30 к. дн. + (31 к. дн. - 1 н. дн.) + 30 к. дн. + (31 к. дн. - 1 н. дн. - 12 к. дн.) + (31 к. дн. - 2 н. дн.) + (28 к. дн. - 11 к. дн.) + (31 к. дн. - 1 н. дн.) + (30  к. дн. - 1 н. дн.) + (26 к. дн. - 2 н. дн. - 7 к. дн.) = 324 к. дн.

Тоді за 2018—2019 робочі роки бухгалтеру мають надати щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий час: (7 к. дн. : (365 к. дн. - 11 к. дн.) × 324 к. дн. = 6,4 ≈ 6 к. дн.

По-друге, для надання додаткової відпустки за ненормований робочий день потрібно вести облік фактичної роботи в таких умовах.

По-третє, немає заборони встановлювати ненормований робочий день бухгалтеру, який працює на умовах неповного робочого тижня чи неповного робочого дня(1). Проте до стажу для надання щорічної додаткової відпустки включають тільки дні, в які відпрацьовано не менше половини тривалості робочого дня, а тривалість відпустки визначають залежно від зайнятості.

ПРИКЛАД 2

Бухгалтер працює щодня по 5 годин, встановлено режим ненормованого робочого дня. При повній зайнятості тривалість додаткової відпустки за ненормований робочий день — 7 календарних днів.

Розрахунок тривалості додаткової відпустки може бути такий: (7 к. дн. : 8 год) × 5 год = 4,3 ≈ 4 к. дн. Такою є тривалість відпустки, якщо протягом робочого року не буде періодів, що виключаються зі стажу для даної відпустки. Проте механізм визначення кількості днів відпустки при неповній зайнятості варто прописати в локальному акті підприємства.

Отже, при застосуванні неповного робочого дня в поєднанні з ненормованим робочим днем тривалість відпустки встановлюють пропорційно зайнятості. У разі застосування неповного робочого тижня одночасно з ненормованим робочим днем такої потреби немає, адже до стажу для відпустки потраплять тільки дні, в які відпрацьовано більше половини тривалості робочого дня, внаслідок чого кількість днів відпустки автоматично зменшиться.

По-четверте, якщо посада бухгалтера включена до переліку посад, на яких надається щорічна додаткова відпустка за ненормований робочий день, то він не матиме права на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці у зв’язку з роботою за комп’ютером, передбачену п.58 р.ХХІІ Списку № 2. Адже це фактично одна і та сама відпустка, надана з однієї підстави — за особливий характер праці, але з різних причин. Тобто бухгалтер має право на одну з відпусток: або за ненормований робочий день, або за роботу за комп’ютером.

По-п’яте, щорічну додаткову відпустку, встановлену ст.8 Закону про відпустки, належить відгуляти протягом відповідного робочого року. Адже ч.5 ст.80 КЗпП забороняє ненадання щорічних додаткових відпусток за особливий характер праці протягом робочого року.

Щорічні додаткові відпустки за ненормований робочий день враховують, формуючи щомісяця резерв відпусток у бухобліку: Дт 92 Кт 471. Нарахування відпускних, під які створювався резерв, відображають записом: Дт 471 Кт 661, а ЄСВ, що нарахований на такі суми відпускних, — Дт 471 Кт 651.

Оплата додаткової відпустки за ненормований робочий день є виплатою за невідпрацьований час, яка належить до складу зарплати, тому оподатковується ПДФО та військовим збором у загальному порядку. У формі № 1ДФ(2) відпускні відображають разом з зарплатою у тому звітному періоді, в якому вони нараховані з ознакою доходу «101».

Під час нарахування ЄСВ суми відпускних відносять до бази нарахування того місяця, за який вони нараховані. У таблиці 6 Форми № Д4(3) суми відпускних за кожен місяць показують в окремих рядках з кодом категорії ЗО — «1» і кодом типу нарахувань — «10».

Надурочна робота бухгалтера: коли можлива й як оплачувати

Надурочною вважається робота понад тривалість робочого дня, встановлену ст.52, 53 і 61 КЗпП. Надурочні роботи зазвичай не допускаються й провадяться у виняткових випадках, визначених ч.3 ст.62 КЗпП.

Серед цих виняткових випадків названо форс-мажорні ситуації, пов’язані з стихіями, аваріями, загрозою зупинки виробництв, машин, верстатів, простоєм транспорту та нез’явлення змінника на роботу. Тож прямих підстав для залучення до надурочної роботи бухгалтера ця норма не містить.

Надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного працівника чотирьох годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік. Для того щоб це відстежувати, роботодавець повинен вести облік надурочних робіт кожного працівника.

Форма для ведення такого обліку не встановлена, але з цією метою можна використати звичайну форму табеля обліку робочого часу (типова форма № П-5, затверджена Наказом № 489), проставляючи в ній лише години надурочної роботи, додавши ще графу для підсумку надурочних годин з початку року.

Облік надурочної роботи ведеться, щоб не перевищити граничної кількості годин протягом двох днів підряд та на рік, а також щоб забезпечити підвищену оплату надурочної роботи відповідно до ст.106 КЗпП. Надурочна робота оплачується в подвійному розмірі годинної ставки.

Якщо бухгалтеру не встановлений ненормований робочий день на підприємстві, то залучення його до роботи понад встановлену тривалість робочого дня є надурочною роботою, але для цього потрібні вагомі підстави.

Залучають до надурочної роботи за наказом керівника після отримання дозволу профспілки на проведення таких робіт (ст.64 КЗпП). Тож процедура непроста.

З огляду на наведене вище, бухгалтер не вправі самостійно приймати рішення про те, коли він буде працювати надурочно (це компетенція керівника). Та й сама процедура оформлення надурочної роботи не дає змоги оперативно вирішити це питання.

На практиці далеко не завжди роботодавці дотримуються виняткових випадків залучення до надурочної роботи й не ведуть облік такої роботи. В чому полягають ризики? Якщо під час контрольних заходів інспектором праці буде виявлено факт надурочної роботи, який не зафіксований й така робота не оплачена, може бути застосований штраф на підставі абз.4 ч.2 ст.265 КЗпП у 10-кратному розмірі мінзарплати, встановленої на момент виявлення порушення. Адже непроведення оплати надурочних робіт є порушенням мінімальних державних гарантій в оплаті праці (ст.12 Закону про оплату праці).

Звідки інспектор праці про це дізнається? Скажімо, робочий день бухгалтера з 9:00 до 17:30, він подавав електронну звітність після закінчення робочого дня, й отримана квитанція про її доставку з проставленим часом після 19.00 чи повідомлення про прийняття працівника на роботу подане до ДФС о 8:00. Ми всі чудово знаємо, як працює сервіс ДФС і що час, зазначений у квитанції, не можна вважати прямим доказом надурочної роботи і трактувати це як порушення. Але спроби це зробити вже були з боку інспекторів праці.

Оплата надурочної роботи входить до складу зарплати, тому оподатковується в її складі та включається до бази нарахування ЄСВ.

Отже, встановлення ненормованого робочого дня для бухгалтера дає можливість не вести облік надурочної роботи, натомість бухгалтеру надають як компенсацію додаткову відпустку за ненормований робочий день до 7 календарних днів. Якщо ж обирати між цією відпусткою і додатковою відпусткою за роботу на комп’ютері (за Списком № 2 — до 4 календарних днів), то перевагу варто віддати першій.


(1)Див. лист Мінсоцполітики від 10.10.2017 р. № 2536/0/ 101-17/284 // БухгалтеріяUA. — 2019. — № 17. — С.62.

(2)Затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

(3)Форму затверджено наказом Мінфіну від 15.05.2018 р. № 511.